Просто защото новата функция на Google, а именно „undo send“, беше пусната скоро, не значи че няма да имате проблем със грешните имейли.
Все пак се предполага, че при високото темпо на работа е нормално да се правят грешки от време на време. Макар и да сте перфекционисти.
Всъщност, има някои грешки, които всички професионалисти в даден етап от кариерата си правят. Така че, вместо да се паникьосвате, прочетете статията.
1. Натискате „изпрати“ преди да е трябвало
Трудно е да останете спокойни след като сте изпратили имейл наполовина написан, особено когато сте смятали да го редактирате, понеже е пълен с грешки, удивителни знаци в повечко, както и някои несъобразени формулировки.
Не прекарвайте следващите 10 минъти в търсене на апликации, които проследяват имейли за да видите дали получателя е отворил писмото. Вместо това, довършете
бързо оригиналното писмо и напишете следното най-отгоре:
Направих грешка, като натиснах „изпрати“ преди да съм довършил писмото, моля да не обръщате внимание на предишния. Съжалявам за объркването!
2. Случайно да сте отговорили на „всички“
Тази грещка има два сценария: Първи, изпратили сте нещо което не е конфиденциално, но и не е предвидено да се чете от всички – нещо като имейл до вашият шеф,
относно отпуска. Втори, пратили сте имейл с остри коментари за ваш колега, който е трябвало да бъде видян само от близки приятели.
За сценарий едно, опитайте:
Здравейте(група на която сте пратили отговор),това беше предназначено за ( оригиналния получател ). Извинявам се за ненужната поща!
За сценарий две:
Съжалявам за ненужната поща! Сигурен съм, че този имейл може да бъде лесно изваден от контекста. Моля абстрахирайте се.
Изпращтайки този имейл е старт, но със сигурност не сте се измъкнали още. Това не е обикновена грешна кореспонденция, която лесно може да се поправи.
Свържете се с този който може би сте обидил и се извинете, независимо колко неловко може да е. След което прочетете тази статия още веднъж, за да избегнете за
напред подобни ситуации.
3. Невиждана правописна грешка
Повечето печатни грешки не изискват последващи ги бележки, но всички сме се сблъсквали с неловки грешки изискващи обяснение от наша страна.
Може би печатната грешка променя смисъла на това, което всъщност се опитваме да кажем. Или те са толкова много, че изглеждаме напълно неграмотни.
Въпреки, че се надявате получателя да приеме като неволна грешка написаното от вас, все пак напишете:
Исках да напиша ( правилно написаната дума), а не каквото пратих по-рано. Трябва да правя проверка на правописа по-често.
4. Изпрашане на имейла на грешен получател
Тази грешка също е с два сценария. Или сте пратили нещо предназначено за Колега 1 до Колега 2, или случайно сте пратили фирмена информация на някой външен.
За сценарий едно:
Съжалявам, този имейл е написан за някой друг! Знам, че получавате купища съобщения, така че спокойно можете да изтриете това.
Следващият сценарий е много по-сериозен.
Преди да се свържете с грешния получател, поемете отговорност и уведомете мениджъра си. Остановете сериозноста на
изтеклата информация и после любезно помолете третата страна да изтрият съобщението.