Не сте сигурен къде Ви отива деня?
Чрез прилагането на тези системи за пестене на време, както за себе
си, така и за тези, които работите,
може да успеете да свършите повече работа.
Тези, които се оплакват че не разполагат с достатъчно време за един ден най-вероятно са тези, които пилеят времето си.
Колко могат да кажа, че не са пропиляли работните си часове в намерения, а не в следване целите си или като Брайън Трейси казва „най-лошата загуба на време е нещо което изобщо не трябва да се прави, да се прави много добре“?
Лесно да се намерят причини за загубата на време. Списъкът е дълъг: твърде много имейли, прекалено много криволичещи срещи, твърде много работа по поддържа на присъствието в социалните медии и така нататък. Всички тези оправдания могат да доведат единствено до отлагане. Сложи край веднъж завинаги да това. Ето някои спестяващи време системи и стратегии, които да ви помогнат да решите проблемите си с времето веднъж завинаги.
САМОСЪЗНАНИЕ
Самосъзнанието трябва да предхожда себеуправлението, така че да предотвратява губене на време.Можете да стартирате
като обърнете внимание на дейностите, които консумират от времето Ви,
и колко са важни тези дейности за това, което искате да постигнете.
Можете да направите това, като просто следене на дейностите си в продължение на няколко седмици.
Вие също трябва да сте наясно с това колко наистина искате да постигнете и кои цели са от значение за вас.
Системите за спестяване на време не могат да ви помогнат да постигнете целите си, освен ако не сте достигнали яснота и
истинска ангажираност към тези цели.
Ангажираност към вашите цели е това, което може да Ви накара да намерите начини да възстановите време тук и там,
всеки ден, така че да можете да се съсредоточите върху това, което има значение.
СЕБЕУПРАВЛЕНИЕ
След като сте наясно с целите и дейностите с които запълвате времето си, можете да използвате следният метод за
управление на времето си.
Подреди повтарящи вашите дейности в тези четири квадранта:
– Прави. Това са дейностите, които трябва да продължат да се правят- приоритети с висока стойност.
– Намали. Това са дейности, които можете да намалите в ежедневието си. Като например на кои срещи да не ходите, или да
присъствате частично на някои повтарящи се срещи.
-Делегирай. Тези дейности спокойно могат да бъдат делегирани на други лица или възложени на външни изпълнители. Ако
предаването цялата дейност на едно лице не е възможно, може да го разделите на няколко задачи, които могат да бъдат
обработвани от повече от един човек.
-Съкратете. Какво губещо Ви време и пари, можете да премахнете напълно. Като например губене на верме и пари да
присъствате на
събитие което да ви свурйе с нови клиенти или насрочване на среща, която може да буде заместена от телефонен разговор.
Проверявайте си имейла: Може да сте чували добронамерени съвети първото нещо за деня да е проверка на имейла.
Реалността е,че проверката на електронна поща сутрин може да бъде от решаващо значение за отговор на важни
комуникации. Просто определете разумен график за проверка на електронната поща, като пет пъти на ден и се придържайте
към плана. Помислете за изключване на известия от имейл. Те могат да бъдат вредни за вашата продуктивност.
Четете по-бързо: Едно проучване през 2010, установи че читателите са станали 6,2% по-бавни на IPad и 10,7% по-бавни
на Kindle, в сравнение с четене на печатни материали. Ако четете дълги доклади и други материали за вашия бизнес и
когато бъде притиснат от времето, може би е разумно да ги отпечатавате и да чете от хартиеното копие.
Времето което ще спечелите, може да превърне тази практика в полезен навик.
Автоматизиране: Има много области в живота ви, които можете да автоматизирате за да спестите време. Да вземем например
дрехите. Стив Джобс не губеше време да реши какво да облече. Той винаги беше облечен със същото. Президентът Обама
намалява избора си на сини и сиви костюми. Бизнесменът Маршал Голдсмит едно и също облича същото всеки ден. Друга
област, която можете да автоматизирате е писането.Програми като TextExpander (за Mac) и PhraseExpress (за Windows)
могат да ви спестят време, като ви позволяват да пишете кратки съкращения, които разширяват до общи фрази, цели
съобщения, адреси, имейл подписи и повече.
Не преследвайте клиента: Можете да се свържете с даден клиент няколко дни след като изпратите предложение, но ако те
не отговарят след два опита, не трябва да ги преследвате. Ако един бъдещ клиент не отдели малко време да отговори на
вашето предложение, след като сте прекарали значителни усилия и време, за да го създаде, може да приемате това като
знак, че той не е от вида на клиента, който искате да имате. Използвайте спестеното време, за да се съсредоточите
върху качествените клиенти, които заслужават цялото ви внимание.
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ НА ДРУГИТЕ
Кои са прахостниците на време в професионалния ви живот? Това са лица, които ви крадат времето и енергията.Тези дни
вампири идват в безкрайни разновидности.Помислете за хората с които работите редовно. Някой краде времето ви в
непродуктивни взаимодействия? Как да го направят? Или по-точно, как да им позволявате да го направят?
УПРАВЛЕНИЕ НА ДРУГИТЕ
След като знаете кои са прахостниците на време и как те използват до времето и енергията ви, вие можете да развиете
някои стратегии за справяне с тези и възстановяване на времето си за по-продуктивна употреба.
Правила за срещи: Посъветвайте се с екипа, за да създадете правилата за срещи, така че всички ще ги спазват. Екипа
трябва да кани само тези, които са от съществено значение за целта на срещата. Определете срокове за срещи; например,
всички срещи над 60 минути ще са по-скоро изключение, отколкото правило и ще се прилагат само за критични въпроси.
Можете да използвате безплатен инструмент за сътрудничество като Trello или Co-op, те дават възможност за интерактивно
и организирано сътрудничество, без да са натрапчиви.
Имейл политика: Всички трябва да са съгласни относно някои общоприети практики за електронна поща. Например,
-Ограничете съдържанието на имейл съобщенията до една тема
-Използвайте описателена сюжетната линия с ключови думи, които да ускорят търсенето на имейл
-Създайте навик на прикачването на файл, преди да се напише имейла, за да се избегнат по-нататъшни имейли, когато
прикачен файл е забравен
-Давайте по съшество още в първото изречение
-Използвайте водещи символи или номерирани списъци, когато е възможно
-Преди всичко, бъдете кратки
Комуникационни предпочитания: Нека хората от вашия екип да знаят най-ефективният начин за общуване с вас. Например,
предпочитате ли да има писмена информация за преразглеждане преди среща? Предпочитате ли членовете на екипа да се
отбият във вашия офис за бързи питания, а не да ви изпращат имейл? Не харесвате даполучавате текстови съобщения и
предпочитате електронна поща? Ще ви помогне, ако асистентът или екипът ви групи, съберат всички неспешни въпроси или
искания за решаване на един път, а не да ви прекъсват няколко пъти на ден?В крайна сметка, трябва да се развива силно
желание да се спести време. Това ще ви подкани да намерите много други начини за запазване на единствения актив който
не може да се замени: вашето време.